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Planen und Organisieren vom Abibuch

Unter der Rubrik Planen und Organisieren möchten wir euch die einzelnen Schritte, Aufgaben und die Vorgehensweise für die Abizeitung kurz und bündig aufzeigen. Ein gutes Abibuch setzt immer eine gute und durchdachte Planung voraus.

Abibuch-Komitee bilden

Wer kümmert sich um das Abibuch | Abizeitung? 
Für euer Abibuch-Projekt solltet ihr ein Team von Personen zusammenstellen, die gerne gemeinschaftlich an eurem Abibuch arbeiten möchten. Verteilt nicht gleich bei eurem ersten Treffen alle Aufgaben, denn ihr könnt davon ausgehen, dass einige Personen aus dem Komitee ausscheiden. Nicht alle werden hochmotiviert im Abibuch-Komitee bleiben, euer Team wird sich im Laufe des Abibuch Projekts deutlich verkleinern. Den zeitlichen Aspekt sollte ihr auch nicht außer Acht lassen. Super ist daher ein Team von sechs bis zwölf Personen und regelmäßiges Treffen.

 

Innerhalb des Abibuch-Komitees sollten folgende Arbeitsgruppen gebildet werden:

  • Layout-Team
    In diesem Team sollten sich Leute befinden, die sich gut mit dem PC auskennen, denn sie sind für alles verantwortlich, was mit dem Layout der Abizeitung zu tun hat. Wir helfen euch gern mit unserem Online Programm abibuch-designer. Damit wird die Gestaltung des Abibuchs viel einfacher.
  • Foto-Team
    Dieses Team ist für das Sammeln oder Anfertigen der Fotos verantwortlich. Bedenkt dabei, dass es durchaus zeitaufwendig sein kann, von vielen Mitschülern alle Fotos zu sammeln.
  • Datensammel-Team
    Dieses Team ist zuständig für das Sammeln der Daten jedes einzelnen Mitschülers, die veröffentlicht werden sollen, für das Auswerten von zum Beispiel Umfragen, für das Schreiben aller Texte.
  • Finanz-Team
    Das Sammeln des Geldes für euer Abibuch ist eine sehr wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe. Dieses Team muss sich darum kümmern, dass das Geld eurer Mitschüler bei euch ankommt oder dass euer Geld verwaltet wird, wenn ihr Geld von Unternehmen/Sponsoren sammelt.

Chefredaktion

Es ist wichtig, dass ihr zuerst eine zuverlässige Person aus dem Abizeitung-Komitee die Leitung der Redaktion überträgt. Diese Person übernimmt dann die Koordination und die Überwachung über alle Vorgänge und Entscheidungen, muss stets den Überblick behalten und ist die zentrale Stelle für wichtige Informationen. Der/ die Chefredakteur/in sollte genügend Freizeit haben und ein wenig belastbar sein und bis zum Abschluss des Abibuch Projekts dabei bleiben. Es ist ratsam immer einen Ansprechpartner für die Kontaktaufnahme mit Mitschülern, Druckereien und Sponsoren zu haben, damit keine Informationen verloren gehen und keine Missverständnisse entstehen.

Die Jahrgangsliste

Was ihr unbedingt braucht, ist eine Liste, in der von allen Mitschülern Name, Adresse, Handynummer, E-Mail-Adresse sowie Geburtstag enthalten sind. Denkt daran, falls ihr diese Stufenliste veröffentlichen möchtet, euch die Erlaubnis von jedem Mitschüler einzuholen, der auf der Liste steht.

E-Mail-Account einrichten

Für das Redaktionsteam ist es sehr hilfreich, wenn ihr euch einen E-Mail-Account einrichtet, auf den das gesamte Team Zugriff hat. Zu Beginn des Abibuchprojektes könnt ihr dabei einen E-Mail-Verteiler einrichten, mit dem ihr Rundmails verschicken könnt, dann müsst ihr nicht jedes Mal alle E-Mail-Adressen erneut eingeben. Außerdem könnt ihr den E-Mail-Account zum Verschicken von Fragebögen nutzen oder eure Mitschüler können euch Bilder ganz einfach zuschicken.

Arbeitsraum

Für das Redaktionsteam braucht ihr einen Arbeitsraum, an dem ihr euch regelmäßig treffen und zusammen an eurem Abibuch arbeiten könnt.


Bankkonto einrichten

Um das Geld für euer Abibuch| Abizeitung zu sammeln, ist es vorteilhaft, ein Bankkonto einzurichten, auf das eure Mitschüler direkt überweisen können. Aber auch wenn ihr Werbeanzeigen verkaufen wollt, macht es Sinn, ein Konto einzurichten, auf das nur die Redaktionsleitung Zugriff hat. Dadurch könnt ihr die Zahlungseingänge der Werbekunden sehr viel einfacher verwalten. Aber denkt daran, euer Abibuch nicht zu einer riesigen Werbefläche auszugestalten, schließlich geht es in eurem Abibuch um euch und die vergangenen Jahre, die ihr miteinander verbracht habt.

Zeitlicher Ablauf

Das Erstellen eures Abibuches wird viel Zeit in Anspruch nehmen und ihr werdet viel länger brauchen, als ihr am Anfang angenommen habt. Je früher ihr also mit allem beginnt, desto besser. Setzt ihr euren Zeitplan zu eng, so geratet ihr später vielleicht in Stress. Denn wer will zum Schluss ein paar Nachtschichten einlegen, um fertig werden zu können? Wichtig ist also, dass ihr euch zu Beginn einen Zeitplan zusammenstellt. Ihr solltet regelmäßige Treffen abhalten, damit dort jedes einzelne Team über den Status und die weiteren Schritte berichten kann. Dadurch wisst ihr stets, wo ihr steht. Außerdem könnt ihr so immer wieder kontrollieren, ob ihr noch euren Zeitplan einhaltet und  behaltet im Auge, wie viel ihr bereits erreicht habt.
Die ersten Treffen sollten noch vor den Weihnachtsferien stattfinden. Spätestens bis zu euren schriftlichen Prüfungen sollten die ausgefüllten Steckbriefe und Kursberichte bereits bei euch eingetroffen sein. Nach den schriftlichen Prüfungen solltet ihr dann so richtig durchstarten. Behaltet dabei immer den letzten Schultag im Auge, denn eure Planung sollte sich daran orientieren, dass bis dahin eure Bücher bereits bei euch sind. So könnt ihr eure Planung am besten von hinten aufrollen, indem ihr euch an diesem Tag orientiert und die einzelnen Deadlines daran ausrichtet.



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